こんにちは、ココエールスタッフです。
今日はクリニック様にお邪魔してPC講座をさせて頂きました。受講している方が気さくにお話ししてくださり、楽しい時間を過ごさせてもらいました。ありがとうございました！
今回は職場の人とのコミュニケーションについて事例紹介させていただきます。
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〇事例：業務の報告をしたら、「何を言っているのかわからない」と言われてしまった
〇原因：多弁なタイプは聞く人に負荷を与える情報量になってしまう。一方、言葉不足のタイプは、自分の持っている情報の何を切り出せばよいのかわからずに困ってしまう。どちらにも共通する原因は、『相手の求めるポイントがわからない』ところ。
〇解決法：業務の報告のポイントは、要件・結論・理由・対策案の4点を簡潔に伝えること。
報告の内容は、
・うまくいっている場合→用件・結論
Point：上記以外の経緯は省略してよい。
細かい点は相手が質問してくれるので、それに答えていけば良い。
・うまくいっていない点がある→用件・結論・理由・対策案
Point：自分なりの対策案をセットで持っていく。
可能なら、複数の案を用意する。
「自分でやる・やれること」を前提とする。
事前に上記について箇条書きで書き出し、そのメモを報告の際に持っていく
例えばうまくいった打ち合わせの報告なら、
「A社発注の件、昨日打ち合わせに行ってきました」（用件）
「こちらの見積もりで概ねOKです」（結論）
うまくいっていない打ち合わせなら、理由・対策案を加える。
「A社発注の件、昨日打ち合わせに行ってきました」（用件）
「こちらの見積もりですが、見直しを求められました」（結論）
「予算を超えてしまっていて、追加は難しいとのことです」（理由）
「部品を一部輸入品にすれば、品質は落ちますがコストカットできます。
必要なら、資材部と打ち合わせて見積もりを作り直しますがいかがでしょうか？」（対策案）
それ以上の経緯はカットしてしまってOKです。
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